T STADSERF - SPECIAL
AUTOMATISEREN BEGINT MET AU...
RESERVEREN
HOE WORDT
GEAUTOMATISEERD?
NIEUWE LENERSPAS
UITLEENTERMIJN
BETALEN KONTRIBUTIE
VOLGORDE
Uitgave:
Gemeentelijk Openbare
Bibliotheek
Schiedam
31 maart 1989
In een bibliotheek worden veel dezelfde handelingen verricht. Jaarlijks wor
den 3/4 miljoen uitleningen geregistreerd. Er staan 13.000 leners ingeschre
ven. Jaarlijks worden ongeveer 20.000 nieuwe boeken gekocht maal 6 kaar
ten is 120.000 kaartjes die moeten worden ingevoegd. Ongeveer evenveel
boeken worden verwijderd uit de kollektie. En ook duizenden herinnerings-
kaarten, honderden reserveringen, en duizenden verlengingen uitleentermijn.
1*
Ij^ M I nw
M MMMH
H MM
h M»
«UC*V
Lenerspas verloren? Direkt melden!
Als een lener merkt dat hij zijn lenerspas
verloren heeft moet dat direkt aan de bi
bliotheek gemeld worden. Op het moment
van melding wordt in de bibliotheek het
lenersnummer geblokkeerd, en kan geen
misbruik gemaakt worden van de gevon
den lenerspas.
Met de handmatige uitleenadministratie is
het reserveren van boeken een uitermate
omslachtinge aangelegenheid.
Bij een geautomatiseerd systeem gaat dat
zeer eenvoudig en vrijwel foutloos. En er
kan gekozen worden voor het reserveren
van titels in een bepaalde vestiging of
voor het reserveren van het eerste exem
plaar dat in een Schiedamse afdeling te
rugkomt.
Met deze kreet werden de bezoekers van
bibliotheekfiliaal Noord enkele maanden
geleden ontvangen; want toen begon het
allemaal!
De voorbereidingen voor de automatise
ring van de uitleen en de katalogus gin
gen van start. Elke week was een andere
pluk boeken aan de beurt om 'ingevoerd'
te worden. Achter de schermen werkte
een ploegje mensen onder de wijdse
naam 'INVOERTEAM' zich uit de naad om
zo snel mogelijk alles te verwerken en de
klanten zo min mogelijk ongemak te be
zorgen.
„Daar is ons team aardig in geslaagd",
zegt direkteur Mies van Helden trots. „Als
je bedenkt, dat de meeste bibliotheken
zeker een maand lang hun deuren moeten
sluiten als ze met automatisering bezig
zijn, mag je onze aanpak wel zeer ge
slaagd en klantvriendelijk noemen".
Het automatiseringsprojekt staat onder
leiding van Jos Debeij, die samen met Ria
Kunst (financiële zaken), Mirjam in 't Hout
(inhoudelijke zaken) en Magda Meijer (na
mens de Medezeggenschapskommissie)
de automatiseringskommissie vormen.
Hun taak is het gehele projekt te begelei
den, dat in totaal een kleine 2 jaar in
neemt om alle bibliotheken 'aangelijnd' te
krijgen.
Veel lof heeft de direkteur ook voor de
Gemeentebibliotheek Rotterdam, met wie
een samenwerkingsovereenkomst is afge
sloten voor dit automatiseringsprojekt.
„Ze hebben bijv. personeel beschikbaar
gesteld om ons invoerteam te helpen, zo
dat we vanaf het begin de deskundigheid
in huis hadden om zelf problemen op te
lossen. Daardoor kon bij ons alles goed
georganiseerd verlopen", aldus Mies van
Helden.
Wat er allemaal verandert door de auto
matisering, de voordelen voor de bezoe
kers en wat nieuwe huisregeltjes, leest u
hierna.
HET GAAT SNELLER EN FOUTLOOS
Langere uitleentermijn nodig
De uitleentermijn van materialen is stan
daard ingevoerd in het systeem. Om bij
zondere redenen, bijvoorbeeld studie of
vakantie, kunnen materialen langer ge
leend worden. Bij melding aan de uitleen
beeldscherm en het aantippen van de
juiste keuze wordt snel de juiste informa
tie achterhaald. Als echter blijkt dat de in
formatie, het boek, niet in die ene afde
ling te vinden is, dan kan ook gezocht
worden in het hele bezit van de biblio
theek Schiedam. Vervolgens kan gezocht
worden in de katalogus van de Gemeen
tebibliotheek Rotterdam, van de biblio
theek van het Maritiem Museum, van de
bibliotheek van het Gemeentearchief Rot
terdam en op termijn zelfs in de katalogus
Wat zijn nu de voordelen van automati
seren?
- uitleningen kunnen zeer snel en fout
loos geregisteerd worden,
- efficiente afhandeling van de lenersad
ministratie
- eenvoudige kontrole kan plaatsvinden
op uitleentermijn, aantallen mee te ne
men materialen, gereserveerde materia
len en geldigheid van een lenerspas.
- automatische verzending van herinne-
ringskaarten nadat de uitleentermijn
een aantal weken overschreden is, aan
maken van allerlei indexen in de geau
tomatiseerde katalogus.
Door deze tijdwinst kan informatie vrijge
maakt worden voor het eigenlijke werk
van de bibliotheek: verstrekken van in
lichtingen, hulp bij het zoeken naar infor
matie, samenstellen van keuzelijsten en li
teratuuroverzichten, het geven van voor
lichting over bibliotheekgebruik. Kortom
bemiddelen tussen informatie en gebrui
kers van informatie.
De gemeentelijke Openbare Bibliotheek
Schiedam maakt gebruik van de kompu-
ter van de Gemeentebibliotheek Rotter
dam. Aansluiting op het Rotterdamse au
tomatiseringssysteem is niet alleen veel
goedkoper dan aanschaf van een eigen
systeem, maar biedt ook vele voordelen.
De Gemeentebibliotheek Rotterdam be
schikt over jarenlange automatiseringser
varing en over een zeer deskundige auto
matiseringsafdeling.
Om geautomatiseerd te kunnen uitlenen
moet iedere lener over een nieuwe leners
pas beschikken. Zonder nieuwe leners
pas kunnen geen materialen geleend wor
den.
In de afdeling waar de lener staat inge
schreven kan de nieuwe lenerspas na le
gitimatie worden afgehaald. Ook de oude
lenerspas dient getoond te worden. Om
ook nog in de afdelingen die niet geauto
matiseerd zijn te kunnen lenen, is het ver
standig om de oude lenerspas nog enige
tijd te bewaren.
Dit is de 'automatiseringsclub' die er voor zorgde dat de bibliotheek met haar tijd mee gaat.
Bij iedere afdeling die overgaat op het
geautomatiseerde systeem, wordt de hui
dige uitleentermijn van 4 weken, terugge
bracht tot 3 weken. Om echter te voorko
men dat er als gevolg van een kortere uit
leentermijn leners eerder administratie
kosten voor het te laat terugbezorgen van
de materialen moeten betalen, is er be
sloten om na het verlopen van de uitleen
termijn niet 1 dag maar 1 week boetevrije
periode te hanteren.
Video, Ip's en cd's
De uitleentermijn van drie weken geldt
niet voor videobanden, LP's en CD's.
Daarvoor bedraagt de uitleentermijn 1
week.
Verlengen uitleentermijn blijft mogelijk,
mits geen andere lener het boek heeft ge
reserveerd.
balie kan de standaarduitleentermijn ge
wijzigd worden.
Het betalen van kontributies blijft nog
even zoals het nu is, kontant aan de balie.
Over enige tijd gaat de bibliotheek over
op het verzenden van accept-girokaarten
voor het betalen van de kontri butie.
In de maand dat het abonnement ver
loopt ontvangt de lener de accept-giro.
Het blijft evenwel altijd mogelijk om de
kontributie kontant aan de balie te vol
doen.
Zoeken in de katologus
Zoeken in een geautomatiseerde katalo
gus gaat dan niet helemaal automatisch,
maar wel een stuk makkelijker dan in de
kaartenkatalogus.
Door het volgen van de instruktie op het
van de bibliotheek van de Erasmus-Uni
versiteit.
Hoewel de voordelen van automatisering
huizenhoog uitsteken boven de nadelen,
toch ook daarover enkele opmerkingen.
Zelfs een komputer, of diegene die er
mee werkt, maakt weieens een fout. Het
herstellen van zo'n fout gaat meestal iets
omslachtiger dan bij een handsysteem.
Een komputer kontroleert streng. In de
praktijk van andere bibliotheken is de er
varing dat bij overgang op een geautoma
tiseerd systeem de huisregels strakker
gehanteerd worden. Daarom zijn de huis
regels onlangs soepeler en gebruikers-
vriendlijker vastgelegd.
In filiaal Noord wordt het eerst geautoma
tiseerd. Daarna volgen de andere afdelin
gen te beginnen bij de hoofdbibliotheek.
