10
Klappering
Zelfs bij de aanwezigheid van een inventaris blijkt een archief echter on
volledig toegankelijk te zijn, zolang niet de chronologisch ingerichte
delen bruikbaar zijn gemaakt door alfabetisch-lexicografische registers in
fichevorm. Een voorbeeld: de besluiten van de vroedschappen van Schie
dam bevatten in de inventaris 30 delen, omschreven als Resoluties van de
Vroedschap, 1581 - 1795. Wat weetje nu van de inhoud? Niets! Die in
houd maken wij toegankelijk door de besluiten te omschrijven op een
stukje papier, een fiche, en deze op inhoud samen te voegen, dus alle
besluiten over de havens bijeen, over de branderijen bijeen, enz. Dan we
ten we wat er in de loop der tijd besloten is over die onderwerpen.
We voegen alle fiches dus bijeen op de inhoud, d.w.z. op een trefwoord
en ordenen die trefwoorden volgens het alfabet. Zo hebben we dan de
besluiten van de vroedschap door middel van een klappering toegankelijk
gemaakt.
Er is reeds veel hier geklapperd. De doop-, trouw- en begraafboeken,
maar ook de notariële akten en de kranten zijn op die wijze toegankelijk
geworden.
Catalogisering van de bibliotheek
Bij de inventarisatie en klappering sluit aan de catalogisering van de bibli
otheek. Deze is voor het goed functioneren van het archief een onmis
baar hulpmiddel. De bibliotheek omvat thans ongeveer 250 meter boe
ken en boekjes, tesamen enige duizenden exemplaren. Zonder een goede
catalogus is het uiteraard niet mogelijk een bepaald boek terug te vinden.
Eigen personeel, maar ook de bezoekers profiteren van de aanwezige
boeken. Een goede catalogus behoort dus tot die taken, die de toeganke
lijkheid van het archief bevorderen, verhogen.
De aktiverende taak.
Onder het toegankelijk zijn van een archief kan men verstaan, dat wie
zich voor een informatie meldt, deze ook krijgt.
Het verstrekken van informatie geschiedt hoofdzakelijk in de lees- of
studiezaal van het archief. Wie iets wil weten over een onderwerp komt
terecht bij de ambtenaar die de leeszaal beheert. Deze helpt de bezoeker
zo goed mogelijk aan het materiaal dat hij voor zijn onderzoek nodig
heeft.
De situatie is te vergelijken met een winkel: wie iets nodig heeft wordt zo
goed mogelijk geholpen. Ten aanzien van de bezoekers, is er sprake van
een passief afwachten (als in de winkel): komen er klanten of komer er
geen?
