Het Gemeentearchief (slot)
8
Bezien wij nu de taken van het archief. Het verzamelen van zoveel moge
lijk archieven, boeken, foto's enz. heb ik reeds genoemd.
Sommige andere zijn ook reeds ter sprake gekomen in het historisch
overzicht, maar het is wel goed alles nu eens op een rijtje te zetten.
We doen dat systematisch en gaan uit van de wet.
De archiefwet - herzien in 1962 - schrijft in artikel 2 voor, dat de over
heidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in
goede en geordende staat te bewaren. Artikel 7 wil, dat deze bescheiden
voor een ieder toegankelijk zijn.
In het kort kan men dus stellen, dat een overheidsarchief als doelstelling
heeft: a) het in goede en geordende staat bewaren;
b) het voor een ieder openstellen van hetgeen vorige generaties
aan geschriften e.d. geproduceerd hebben.
Het goed bewaren en de openbaarheid van de stukken zijn in wezen
echter twee tegenstrijdige principes. Immers, het bewaren in perfectie is
alleen mogelijk bij niet-gebruik der stukken, en dus bij het gesloten hou
den der archieven. Omgekeerd: een onbeperkte toegankelijkheid, een on
beperkt gebruik, zal leiden tot verlies van stukken.
Aan het gemeentearchief is de taak opgedragen deze beide doelstellingen
zodanig na te streven, dat het een niet door het ander in de verdrukking
komt.
Uitgaande van de doelstellingen kunnen we onderscheiden de volgende
hoofdtaken van het gemeentearchief:
a. een conserverende taak (het goed bewaren)
b. een ontsluitende taak (het geordend bewaren, zonder welke van toe
gankelijkheid geen sprake kan zijn)
c. een aktiverende taak (het omzetten van de toegankelijkheid in daad
werkelijk gebruik)
We zullen deze taken nu nader bekijken.
De conserverende taak.
Dat voor een goede bewaring een aangepaste behuizing noodzakelijk is,
behoeft wel geen verdere toelichting. In het historisch overzicht is hieraan
ruimschoots aandacht besteed, zodat we dit nu kunnen laten rusten.
Deze taak is bovendien de taak van het gemeentebestuur (de overheid) en
niet van de archiefdienst.
Tot deze taak behoort ook het in goede staat houden van de stukken,
In het tweede artikel werd aandacht besteed aan de archivarissen Vermaas, Van der Poest Clement
en Kuyer. Tevens kwam ter sprake de omvang resp. de inhoud van het archief (wat wordt er be
waard?) en de hulpmiddelen, die dit instituut ten dienste staan.
Hieronder volgt de derde en laatste aflevering, waarin de taken van het archief behandeld worden.
