ONDOELMATIG
VERGADEREN...
het gaat maar 1:46656 keer helemaal goed!
131
Iedere bezoeker van vergaderingen weet, dat de
kans dat een vergadering doelmatig verloopt,
bijzonder klein is. Hoe klein zij is, werd bij ons
weten nog nimmer vastgelegd. Aldus concludeert
de heer B. Folkersma in een artikel in het huis
orgaan van de Ned. Stichting voor Statistiek.
Het artikel is, tot het vaststellen van de kans
grootte, een verontrustende proeve. Vandaar dat
het van groot belang is dat deze verontrustende
proeve ook onder andere ogen komt. In ieder
geval onder de ogen van bestuurders en leden
van verenigingen.
Ondanks de vaak geuite kritiek op de vergader
manie, zullen maar weinigen vermoeden in hoe
ernstige mate tijd en geld bij het vergaderen
worden verspild. Bij een vergadering zijn zes fac
toren die het verloop beïnvloeden:
a. De keuze der deelnemers.
b. De convocatie en de agendering.
c. De (schriftelijke) voorbereiding.
d. Het gedrag van de voorzitter.
e. Het gedrag van de deelnemers.
f. De nazorg.
Deelnemers
Bij de keuze van de deelnemers bestaan er voor elke
vergadering zes mogelijkheden t.w.
a 1. Er worden te veel deelnemers uitgenodigd
a 2. Er worden te weinig deelnemers uitgenodigd
a 3. Er worden deelnemers uitgenodigd die elkaar
niet kunnen luchten of zien
a 4. Er worden deelnemers uitgenodigd die elkaar
te veel ontzien
a 5. Er worden ondeskundige deelnemers uitgenodigd
a 6. De juiste, zakelijke, deskundige deelnemers worden
uitgenodigd.
Van deze zes mogelijkheden is alleen de laatste aan
trekkelijk, omdat deze alleen de kans openlaat voor
een vruchtbare vergadering. Ervaren vergaderaars
weten dat elke overige omstandigheid bij de keuze
van de deelnemers elk voor zich zeker zo vaak voor
komt als de omstandigheid dat de juiste deelnemers
bijeen zijn. Dit betekent dus dat alleen reeds door de
keuze der deelnemers de kans op een goede afloop
van de bespreking wordt beperkt tot 1 op 6.
Convocatie en agenda
Bij nauwkeurige bestudering van het vergader
probleem blijkt het merkwaardige feit zich voor te
doen, dat ook bij invloedsfactor „convocatie en agen
dering" weer zes mogelijkheden bestaan:
b 1. Er is geen convocatie en er is geen agenda
b 2. Er is een convocatie, maar geen agenda
b 3. De agenda van de verkeerde vergadering wordt
toegezonden
b 4. Alleen de onbelangrijke punten staan op de
agenda
b 5. De agenda raakt zoek
b 6. Er wordt tijdig geconvoceerd en er komt tijdig een
goede agenda.
Ook in dit geval zijn er weer vijf mogelijkheden om
de vergadering bij voorbaat te verknoeien en blijft er
slechts één mogelijkheid open dat dit tot een goede
afloop kan leiden. De kans dat er tijdig wordt ge
convoceerd en er een goede agenda komt, mogen we
met enig optimisme (redenen tot pessimisme komen
er per slot van rekening genoeg) ook weer stellen op
1 op 6.
De vraag waarvoor wij dan komen te staan is nl. hoe
groot de kans is dat het èn met de keuze van de deel
nemers èn met de convocatie en agendering in orde
is.
De ervaren vergaderaar weet dat bijna alles mogelijk
is. Dit betekent in harde cijfers, dat de mogelijkheid
a 1 zowel gepaard kan gaan met mogelijkheid b 1,
als met de mogelijkheden b 2, b 3, b 4, b 5 en b 6.
Dat geeft ons dus reeds zes combinaties. Maar omdat
hetzelfde aantal combinaties kan worden gemaakt
voor elk van de mogelijkheden a 2, a 3, a 4, a 5 en a 6
zijn er in totaal 6x6 36 mogelijkheden. De hogere
rekenkunde bevestigt dit onomstotelijk.
Het trieste feit doet zich nu voor dat de combinatie
a 6 - b 6 (juiste deelnemers met goede convocatie en
agendering) niet vaker voorkomt dan elk van de 35
andere combinatiemogelijkheden. Andere vergade
raars betwijfelen zelfs veelal, blijkens een ingestelde
enquête, of het wel zo gunstig ligt. Leinaud, die circa
180 vergaderingen per jaar bijwoont, gaf zelfs ten
antwoord, dat die aantrekkelijke combinatie a 6 - b 6
nooit voorkomt. En dat betekent dan allemaal dat we
op grond van onze beschouwing van deze twee fac
toren moeten concluderen dat de kans op een doel
matige vergadering niet groter is dan 1 op 36.
Statistisch geschoolde lezers zullen op dit punt reeds
met schrik vermoeden wat de verdere consequenties
van dit alles zijn. Het is namelijk (helaas) zo, dat wij
bij elk van de vier volgende factoren, die het verloop
van de vergadering beïnvloeden, ook steeds te maken
krijgen met 6 mogelijkheden (dat voortdurend op
duiken van het getal 6 heeft misschien wel iets te
maken met de wet van de grote getallen). Deze
mogelijkheden zijn hieronder vermeld:
Voorbereiding
c 1. De deelnemers worden niet vooraf gedocumen
teerd
c 2. De deelnemers krijgen te veel documentatie
c 3. De documentatie is door de jongste bediende of
een van diens assistenten samengesteld
