SCHIJNWERPER OP
DE ADMINISTRATIE
De aanleiding tot het opstellen van dit artikel is het verschijnen
van het I.H.C. Holland Jaarverslag 1969. Dit is namelijk een bij
zondere prestatie geweest, waarbij de administratieve groepen in
ons concern een belangrijke rol speelden. Vooral dank zij hun
medewerking is het mogelijk gebleken het jaarverslag sneller dan
ooit tot stand te brengen.
Een bijzonder woord van dank aan hen is dan ook op z'n plaats.
Wie zijn het
In ons concern zijn een vrij groot aantal mensen betrokken bij
de een of andere manier van administratie. Het is zelfs niet over
dreven om te stellen dat wij allemaal wel ergens aan de admini
stratie meedoen. Het invullen van werkstaten, het behandelen
van magazijnbonnen, het opgeven van overuren, het aanvragen van
vakantie uren; het zijn zaken waar we allemaal regelmatig mee
te maken hebben. En deze zaken spelen allemaal een rol in de
administratie. Mensen die er in het bijzonder mee te maken
hebben zijn b.v. tijdschrijvers, magazijnbeheerders, inkopers,
boekhouders en uiteraard administrateurs. Niet in de laatste
plaats moeten wij hier de mensen van het I.H.C. Holland Com
putercentrum noemen, waar alle administratieve gegevens samen
stromen.
Principe: decentralisatie
Het principe van de I.H.C. Holland bedrijfsvoering is decentrali
satie, ook in de administratieve sector. Decentralisatie maakt het
mogelijk dat de bevoegdheden tot het nemen van beslissingen
daar komen te liggen waar de feitelijke werkzaamheden worden
verricht. Daar is immers ook de meeste kennis voor die beslissing
aanwezig. Er kan sneller worden gewerkt, omdat niet alle details
naar boven behoeven te worden doorgegeven en niet gewacht
behoeft te worden op een beslissing, die een hoger geplaatste
pas kan nemen als hij alle bijzonderheden weet.
Decentralisatie betekent het geven van verantwoordelijkheid aan
leiders van kleine produktie-eenheden, zoals chefs en bazen.
Het vereist echter ook een grote mate van vertrouwen van de
topleiding in degene aan wie het werk wordt toegewezen.
Hoe beslissingen nemen
Zonder al te ver in te gaan op de spelregels van decentralisatie,
willen wij hier wel duidelijk stellen dat de belangrijkste regel is,
dat allerlei beslissingen over de goede gang van zaken in een
kleine produktie-eenheid, in die kleine kring zelf genomen moeten
worden. Daarvoor moet de leider (chef of baas) van die eenheid
beschikken over gegevens, op grond waarvan hij bepaalde be
slissingen kan nemen. Voor zijn eenheid is van te voren een
plan opgesteld wat hij, bij voorbeeld in het komende jaar, zal
kunnen doen. Zijn plan komt, samen met dat van andere eenheden
bij de bedrijfsleiding. Verschillende bedrijfsplannen worden sa
mengesteld tot een plan van een produktgroep. De plannen van
de produktgroepen komen bij de Raad van Bestuur. Na eventuele
wijzigingen wordt dan een totaal I.H.C.-plan voor een bepaald
jaar goedgekeurd. Dan is het plan een taak geworden. Elke pro
duktie-eenheid weet nu zijn taak. Het is echter niet voldoende
om te weten wat die taak voor een bepaald jaar zal zijn, je moet
onderweg ook steeds weten of je hem goed uitvoert. De leider
van de produktie-eenheid moet snel en regelmatig kunnen zien,
hoe de voortgang van zijn plan is.
Het zal U duidelijk zijn, dat voor dit hele spel een groot aantal
gegevens nodig zijn. Er moet steeds informatie zijn. En daarvoor
zijn er op al onze bedrijven de administratieve groepen. Zij zor
gen er voor, dat alle nodige informatie wordt verzameld, wordt
verwerkt en wordt verstrekt. Informatie verzamelen bij de leider
van elke produktie-eenheid (soms door de leider zelf). Deze
informatie volgens bepaalde spelregels doorgeven aan het Com
putercentrum. Daar wordt de informatie zeer snel verwerkt en in
de vorm van overzichtelijke staten ter beschikking gesteld van
elke leider van een produktie-eenheid, die dan kan vaststellen
hoe hij er voor staat. Dat wil zeggen, de werkelijkheid, die blijkt
uit de informatie, wordt vergeleken met het plan, dat hij aan het
begin van het jaar opstelde. Op die manier weet hij precies waar
hij aan toe is. Hij kan beslissingen nemen om zijn plan op de
juiste wijze te blijven uitvoeren. Dreigt het mis te gaan dan moet
hij maatregelen nemen; maar hij weet welke, want hij is op de
hoogte van de stand van zaken.
Het jaar rond
Alle gegevens die op bovenstaande wijze tot stand komen, worden
eveneens in geld omgerekend. Dat geeft aan het einde van het
jaar de informatie voor het samenstellen van een jaarverslag.
Natuurlijk komen daar ook nog andere administratieve werkzaam
heden aan te pas. Financiële order-administratie, vermogensadmi
nistratie, crediteuren- en debiteurenadministratie, alle admini
stratieve groepen spelen samen om te komen tot het „afsluiten"
van een jaar. Met behulp van de computer is het mogelijk dat
twee weken na afsluiten van het jaar alle informatie bekend is.
De verslagen van de werkmaatschappijen worden dan opgesteld
en komen samen bij het I.H.C. Hoofdkantoor. Daar worden ze
samengesteld tot de I.H.C.-jaarstukken. Bij al de administratieve
werkzaamheden wordt het hele jaar door een belangrijke rol ge
speeld door een groepje mensen, die we de controleurs zouden
kunnen noemen. Dat is de Interne Accountants Dienst van I.H.C.
Holland. Zij controleren alle stukken, zowel die van de werkmaat
schappijen als die van I.H.C. Holland als groep.
Na het gereedkomen van de cijfers schrijft de Raad van Bestuur
een jaarverslag in woorden, waarin de gang van zaken wordt
bekend gemaakt. Inmiddels zorgt de Publiciteitsafdeling ervoor
dat het geheel gedrukt en in een aantrekkelijk jasje wordt ge
stoken.
Dan is het jaarverslag gereed en kan iedereen, die dat wenst
kennis nemen van het resultaat van het werk in onze onderneming.
Een onderneming waarin modern vooruitstrevend wordt gedacht;
waar iedere medewerker een stuk verantwoordelijkheid krijgt
toegewezen om mee te werken tot het behalen van een goed re
sultaat.
